Online evenement
Terug naar overzicht
Het NBC Congrescentrum bouwt vijf ruimtes om tot online studio
Door de coronacrisis is heel Nederland in een klap gewend geraakt aan online meetings en samenwerken. Vanachter je laptop naar een presentatie kijken of een event volgen is anno 2022 de normaalste zaak van de wereld. Niet gek dus dat eventorganisatoren massaal geswitcht zijn naar online alternatieven. Vooral nu de maatregelen aanhouden en het onzeker blijft om fysiek samen te komen, zullen online bijeenkomsten ook dit jaar de kroon spannen. Vanuit die gedachte hebben we bij het NBC Congrescentrum vijf nieuwe studio’s gecreëerd.
Accreditatie ook online mogelijk
Voor diverse vakgebieden is het van belang dat de (vak)kennis van een professional up-to-date is en blijft. Dit kan door het volgen van cursussen en trainingen, waarbij de docent zogeheten accreditatie of PE-punten toekent. Door de huidige omstandigheden dienen we hier online invulling aan te geven. Omdat online accrediteren op een andere manier werkt dan we offline gewend zijn, maken we in dit artikel inzichtelijk hoe je ook online voor accreditatie kunt zorgen.
Zo kies je een online eventplatform (inclusief onze favorieten)
Online evenementen en meetings zijn sinds de uitbraak van COVID-19 on the rise. Ter illustratie: videobeldienst Zoom verviervoudigde de omzet in 2020 ten opzichte van 2019. De wereldwijde markt voor virtuele events was goed voor zo’n 94 miljard dollar in 2020, volgens een rapport van Technavio. Maar daar blijft het niet bij. Volgens hun calculaties zal deze markt in 2025 maar liefst 269 miljard dollar waard zijn. Dat is bijna het drievoudige in enkele jaren!
Template: het perfecte draaiboek voor je online event
Een goed draaiboek is de holy grail van de eventorganisator. Het is het belangrijkste communicatiestuk voor iedereen die betrokken is bij het evenement. Een draaiboek voor een online evenement verschilt in een aantal opzichten van de ‘bekende’ variant. Naast de basis, zoals de algemene informatie, het programma, de personeelslijst, ieders verantwoordelijkheden en verschillende checklists, bevat dit draaiboek ook alle technische details. Denk hierbij aan informatie over de studio's, het platform en de technische cues. Je kunt het zien als een soort tv-script, waarin van minuut tot minuut staat vermeld wat er gebeurt.
Zo zorg je voor interactie met jouw online gasten
De dialoog aangaan met online kijkers? Dat is even wat anders dan we gewend zijn. De spanningsboog vanachter een beeldscherm is nu eenmaal een stuk korter en je kunt geen oogcontact met elkaar maken. Is interactie met de gasten dan onmogelijk? Dat zeker niet. Het afgelopen jaar hebben we al een aantal online events mogen organiseren en hebben we gezien dat interactie met de gasten thuis wel degelijk mogelijk is. We behandelen hieronder vijf goede ideeën om online interactie te stimuleren.
Download het complete stappenplan om een online evenement te organiseren
Door de coronacrisis en de continu veranderende maatregelen, zoeken steeds meer eventorganisatoren naar een alternatief voor hun live evenement. Niet gek dus dat we het aantal online evenementen in rap tempo zien stijgen. Maar waar begin je? Het organisatieproces verschilt namelijk flink van dat van een live evenement. Daarom kan het zelfs voor de meest doorgewinterde eventorganisator een flinke kluif zijn om aan de slag te gaan met online evenementen.
De ultieme tips om je sprekers klaar te stomen voor jouw online evenement
Het organiseren van een online evenement verschilt flink van een live event. Dat geldt voor jou als organisator, maar ook voor veel sprekers is het een hele nieuwe wereld. Je sprekers staan het liefst op een podium voor enthousiast publiek en interactie met de zaal. Wanneer een spreker ineens voor een camera zijn of haar verhaal moet doen, kan deze zich nogal een vreemde eend in de bijt voelen. En dat komt jouw online evenement natuurlijk niet ten goede. Daarom geven we je in deze blog zes tips om jouw sprekers klaar te stomen om online te presenteren.
Wat komt er kijken bij een online event: cameratechniek
Bij een online of hybride event komt er doorgaans meer techniek kijken dan bij een live event. Dat is natuurlijk niet gek, want de techniek stelt je in staat om een event bij de gasten thuis te brengen. Een belangrijk onderdeel van deze techniek zijn de camera’s: onmisbaar in het geval van een online of hybride event. Maar welke camera’s worden er nu ingezet tijdens een online event? En wat zijn de verschillen tussen deze camera’s? In deze blog behandelen we een aantal camera’s die vaak worden ingezet bij een online bijeenkomst.
Wat komt er kijken bij een online event: technische rollen
Bij de organisatie van een online of hybride event komt veel kijken. Techniek, licht, geluid, camera’s, platform, noem het maar op. Maar wie staat er nu eigenlijk achter die techniek? Dat hebben we in deze blog in kaart gebracht. Dus in plaats van wat er allemaal komt kijken bij een online event, behandelen we in deze blog juist de personen. Wat zijn de verschillende rollen en wie is waar verantwoordelijk voor? Lees er alles over in deze blog.
Eventcase: Zermelo organiseert voor het eerst een online symposium
Op 28 oktober organiseerde softwarebedrijf Zermelo Roostermakers het jaarlijkse Zermelo Symposium in het NBC Congrescentrum. Tijdens deze vijftiende editie van het symposium namen zij hun klanten mee in de ontwikkelingen van hun softwarepakket en in het onderwijs. Dat deden zij dit jaar net even anders dan voorgaande jaren. Het symposium vond namelijk volledig online plaats. In deze eventcase vragen we Fleur Leijs, directeur bedrijfsvoering bij Zermelo, de ins en outs van het organiseren van een online symposium.
De basisbeginselen van Google Meet
Google Meet is een videobeldienst voor mobiel en web waarmee je kunt chatten en beeldbellen. Google Meet kent een gratis variant voor mensen met een Google account waarmee je vergaderingen kunt hosten tot 60 minuten en maximaal 100 deelnemers. Google Meet is hiermee het zakelijke broertje van Google Hangouts waarmee je maar tot maximum 10 deelnemers online kunt samenkomen. Wanneer je in staat wilt zijn langere vergaderingen te hosten, dien je een betaald account af te sluiten. Met een Google Workspace Enterprise licentie zou je daarnaast in staat kunnen zijn een livestream uit te zenden tot wel 10.000 kijkers.
De basisbeginselen van Skype voor Bedrijven
Skype voor Bedrijven is, net zoals Teams, een van de producten van Microsoft 365. Met Skype voor Bedrijven kun je vergaderen via beeld, geluid en chatten. Skype voor Bedrijven is vaak onderdeel van het Microsoft 365 pakket, maar kent verschillende abonnementen afhankelijk van de licentie. Wanneer je beschikt over een Skype voor Bedrijven account kun je online vergaderingen hosten tot maximaal 250 deelnemers. Daarnaast beschikt Skype voor Bedrijven over een extra functionaliteit die je in staat stelt om een ‘vergadering’ te plannen met een online publiek van maximaal 10.000 gasten. Deze functionaliteit heet Skype Meeting Broadcast en is afhankelijk van de gekozen licentie.
De basisbeginselen van Zoom
Zoom is een online vergaderplatform waarmee je kunt vergaderen via beeld, geluid en chat. Zoom kent een gratis variant waarbij je al tot 40 minuten per meeting kunt vergaderen met maximaal 100 deelnemers per vergadering. Wanneer je langere vergaderingen wilt inplannen of documenten wilt opslaan in een Cloud, dien je een betaald account af te nemen bij Zoom. Hier hebben ze verschillende abonnementen voor. Daarnaast is Zoom geschikt om webinars uit te zenden. Hier hebben ze eveneens diverse abonnementen voor.
Eventcase: de Nationale Diabetes Dag voor het eerst volledig online
De continu veranderende maatregelen vanuit de overheid, vragen om veel schakelen en het herzien van de inhoud van je evenement. Als iemand dat kan, is het eventorganisator Brenda Vial van Springer Healthcare. Zij organiseerde eind oktober de Nationale Diabetes Dag, een volledig online congres. Dit evenement vindt tweejaarlijks plaats voor alle diabeteszorgverleners in Nederland. En dit keer voor het eerst volledig online. Was het nieuw en spannend? Ja! Maar was het de moeite waard om ook in dit vreemde jaar in verbinding te blijven met de doelgroep? Lees hier haar hele verhaal.
De basisbeginselen van Microsoft Teams
Microsoft Teams is een online vergaderplatform waarmee je kunt vergaderen via geluid en beeld, kunt chatten en documenten kunt opslaan in de Cloud. Microsoft Teams kent een gratis variant waarbij je al tot 45 minuten per meeting kunt vergaderen met maximaal 100 deelnemers per vergadering. Veel bedrijven hebben echter een Microsoft 365-abonnement waarvan Teams standaard onderdeel uitmaakt waardoor je zonder beperkingen met Teams kunt werken. Via Teams kun je overigens ook samenwerken met mensen van buiten je eigen organisatie. Hoe dit in zijn werk gaat, lees je hieronder.
4 manieren om meer rendement uit jouw online event te halen
Door de aangescherpte maatregelen en onzekerheden, zoeken steeds meer eventorganisatoren naar een alternatief voor hun live evenement. Een jaartje overslaan? Dat is vaak geen optie. De kans is namelijk groot dat je dan aan de aandacht ontsnapt. Natuurlijk organiseer je het liefst een live evenement, maar ook online liggen er genoeg kansen. Niet gek dus dat we een flink stijgende lijn zien in het aantal online events.
Eventcase: binnen drie dagen geswitcht van live naar online event
Sinds de uitbraak van het coronavirus in Nederland zien we in de evenementenbranche een flinke toename in het aantal hybride en online evenementen. Eventorganisatoren overwegen vaak de switch te maken van live naar online om zodoende hun evenement wel door te laten gaan. Toch lopen zij al snel tegen een aantal struikelblokken aan. Er spelen al vlot vragen op over de voorbereidingstijd, het budget en de benodigde techniek. Om deze vraagstukken te beantwoorden praten wij in deze eventcase met eventorganisator Karen Titulaer van Buro Bombarie. Eind september hebben wij samen met haar binnen drie dagen de switch gemaakt van een live naar een online event. “Met een gezonde dosis aanpassingsvermogen en de juiste techniek kom je een heel eind!”
Het NBC Congrescentrum lanceert indrukwekkend mixed reality concept: Virtual Live
We kondigen graag weer iets groots aan. Als innovatief familiebedrijf zijn we altijd op zoek naar concepten waarmee onze opdrachtgevers een nóg beter event kunnen organiseren. Onze nieuwste innovatie? Virtual Live. Een compleet nieuwe manier om plaatsonafhankelijk een event bij te wonen. Maar wel met de volledige beleving.
Event case: een veilig hybride anderhalve meter evenement
We zijn trots! Ons eerste hybride anderhalve meter event is namelijk een feit! Begin juni kregen we van onze opdrachtgever een aanvraag voor een evenement van 300 gasten. Met de geldende maatregelen stond ons dus een uitdaging te wachten, maar we grepen deze uitdaging met beide handen aan. Als organisatie met jarenlange ervaring durfden we het aan. Onze opdrachtgever durfde het aan. En bij het groene licht van Mark Rutte vanaf 1 juli wisten we het zeker: we gaan er een groot succes van maken. Samen sloegen we de handen ineen om op 3 juli een hybride anderhalve meter evenement te organiseren. Maar bovenal hebben we laten zien dat een event voor 300 gasten gewoon prima kan!
Zijn hybride events ’the next best thing’? De mogelijkheden op een rij
Na maanden van onzekerheid voor de evenementenbranche, begint er eindelijk weer perspectief te komen. Vanaf 1 juli kunnen evenementen weer doorgang vinden, mits er aan de anderhalve meter afstand wordt voldaan. De hoogste tijd dus om te bekijken wat er wél kan. De discussie over de waarde van live communicatie hoeven we ons inziens niet meer te voeren. Hoe kunnen we elkaar weer ontmoeten en de kracht van live benutten? Hybride evenementen kunnen hierin wel eens dé uitkomst bieden. De term hybride is geen nieuw concept, maar door de coronacrisis heeft deze vorm van events organiseren een vlucht genomen en veel meer potentie gekregen.