Een goede bijeenkomst door de ogen van: floormanager Raoul

Raoul is sinds oktober 2021 werkzaam bij het NBC. Als floormanager fungeert Raoul als rechterhand van onze eventmanagers Richard en Patrick. In zijn rol houdt hij zich bezig met de briefing en aansturing van het event- en hospitality team, contact met opdrachtgevers en bovenal: onze gasten een topdag bezorgen.

Even terug in de tijd. Wat heb je hiervoor gedaan?

“Op mijn vijftiende wist ik het al: ik voel me helemaal thuis in de horeca. Ik ben geboren in Maastricht en mijn eerste baantje had ik in het lokale café. Daar ontdekte ik dat ik het geweldig vind om het mensen naar de zin te maken. Vervolgens heb ik in diverse horecazaken gewerkt in verschillende rollen. Tijdens mijn studie facilitair management aan de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen, werkte ik in studentencafé The Pub. Vervolgens ben ik naar Utrecht verhuisd voor de liefde. Daar vond ik een nieuwe uitdaging als assistent bedrijfsleider bij een groot restaurant, dat ook zakelijke ruimtes verhuurt. Vier jaar later kwam de functie bij het NBC op mijn pad.”

Wat doet de afdeling hospitality en events zoal?

“Het hospitality team houdt zich hoofdzakelijk bezig met de bediening en verzorging van onze gasten. De gast is dan ook onze belangrijkste focus. Dus tijdens de ontvangst, een lunch of een borrel zorgen we dat het de gast aan niets ontbreekt. Op de momenten dat de gasten in de plenaire zaal of een workshop zitten, zorgen wij dat alles klaarstaat voor het volgende pauzemoment. Naast het ‘zichtbare’ werk doen we ook veel ondersteunend werk achter de schermen. Zo zetten we bijvoorbeeld van tevoren al spullen van de opdrachtgever op de juiste plek in de zaal of houden we ons bezig met de routing in ons pand. Alles om de organisatie zo vloeiend mogelijk te laten verlopen.”

Hoe help jij als floormanager opdrachtgevers een succes van hun bijeenkomst te maken?

“In de ochtend ontvang ik de organisatie in ontspannen sfeer met een kop koffie. We spreken de dag door. Ik vraag dan altijd of er bijzonderheden zijn of dat er momenten zijn die ze spannend vinden. Is de opdrachtgever bijvoorbeeld bang dat de doorverwijzing van gasten tijdens de wisselpauzes een uitdaging wordt? Dan zorgen wij dat we daar extra aandacht aan besteden. Dat meedenken vinden we heel belangrijk, of het nu een evenement is voor 1.200 gasten of een partij van 30 gasten. Zo geven we vertrouwen en zorgen we dat de opdrachtgever zich kan focussen op de inhoud. En natuurlijk sta ik gedurende de hele dag klaar voor vragen of een praatje. Eigenlijk kun je het zo zien: des te meer tijd er is voor een gezellig praatje, des te beter het event verloopt. Dan weet je dat het goed gaat en dat alles optimaal is voorbereid.”

Hoe zorgt jouw afdeling ervoor dat iedere gast zich welkom voelt?

“Een goede voorbereiding is cruciaal om het gasten naar de zin te maken. Van tevoren zorg ik dan ook voor een uitgebreide briefing met mijn team. We nemen de hele dag door. Wie is de doelgroep? Wat zijn hun verwachtingen? Zijn er bijzonderheden? Vervolgens worden de collega’s ingedeeld in een wijk of bij een food- of koffiecorner. Dat is dan ook echt hun volledige verantwoordelijkheid.

Op de dag zelf zit het ‘m in de details. Net even die kabel recht leggen of dat propje oprapen. Een oprechte glimlach geven en interesse tonen. Dat vereist een proactieve houding en ‘natuurlijke’ gastvrijheid. En dat is precies waar ik zo van hou. Ook al heb je nog zoveel mogelijkheden op het gebied van techniek of zit je in een supermooie ruimte, het draait om het persoonlijke. Iedereen kan een zaal verhuren, maar gastvrijheid moet in het DNA zitten!”

Wat is de belangrijkste les die jij ooit hebt geleerd?

“In mijn vorige job heb ik echt geleerd om mijn hoofd koel te houden. Wat er ook aan de hand is, blijf rustig. Op het moment dat jij rust uitstraalt, neemt een opdrachtgever of gast dat van je over. Ook al staat je keuken in de brand en mis je personeel, altijd blijven lachen. Als je in dat perspectief opereert, is er altijd een oplossing. Het gaat namelijk niet om de problemen die zich voordoen, maar om de manier hoe je deze oplost. Verder leer ik iedere dag nog een heleboel van eventmanagers Richard en Patrick. Met hun jarenlange ervaring hebben zij me vanaf mijn eerste dag echt meegenomen in hun denkwijze en manier van werken.”

Heb jij nog een gouden tip voor onze opdrachtgevers om een nog beter event te organiseren?

“Stel vragen en ga de dialoog met ons aan. We denken graag mee over jouw uitdagingen. ‘Nee’ is bij ons geen antwoord. Door open en transparant te zijn in de voorbereiding en op de dag zelf, kunnen we er samen echt een succes van maken. Trek daarom op tijd aan de bel als er iets speelt en plan vooruit. Gebruik onze jarenlange ervaring en doe er je voordeel mee!”