Eventcase: hoe EY haar medewerkers verbindt met een online learning event

Al vele jaren biedt EY haar learning events aan voor professionals. Vroeger nog één studiedag maar ruim elf jaar later is het uitgegroeid tot een tweedaags learning event. Tijdens dit evenement staan netwerken en kennis delen altijd centraal. Uiteraard met een duidelijke link naar de Global Corporate Strategy van EY, welke ieder jaar wordt gerealiseerd door een pakkend thema. De achterliggende gedachte? Ieder jaar moet het anders. Zo blijft EY haar medewerkers verrassen en boeien. “Dat het in 2021 zó anders zou zijn, hadden we nooit verwacht.” aldus Paul.

“Ook dit jaar was het belangrijk dat ons learning event gewoon doorging. Met name om de continuïteit te waarborgen. Onze professionals verwachten ieder jaar een learning event, dat is inmiddels echt een onderdeel van onze cultuur. We zijn een kennis organisatie en doen er alles aan om onze kennis en vaardigheden up-to-date te houden. En daar investeren we graag in. Maar dat niet alleen: juist in deze tijd is het belangrijker dan ooit om je medewerkers betrokken te houden. Het was voor ons dus een logische stap om naar de online mogelijkheden te kijken.”

Een online event biedt kansen

Dat het learning event van EY op welke manier dan ook zou doorgaan, was al snel intern besloten. Maar de weg ernaartoe? Die was nog niet duidelijk.

“Het was een totale omschakeling, want sommige doelstellingen waren moeilijker of zelfs helemaal niet te bereiken door de omschakeling van live naar online. In aanloop naar het event hebben we veel doelstellingen anders moeten formuleren of zelfs moeten schrappen om zo wel onze doelen te bereiken. Aan de andere kant zijn sommige doelstellingen juist weer beter te bereiken tijdens een online event.”

“Zo bood de digitale omslag een mooie stap naar het betrekken van professionals uit het binnen- én buitenland. Ineens konden we veel meer mensen – uit maar liefst 17 landen – bereiken. Dit is veel meer dan voorheen, waar we steeds gebonden waren aan een maximum aantal bezoekers op één locatie.”

“Ook in het format konden we – samen met onze Creative Designer Danny Rats van studiorats – onze creativiteit de vrije loop laten gaan. Zo stelde het online aspect ons bijvoorbeeld in staat om vanuit meerdere locaties te streamen die echt aansloten bij het type workshop maar wel met een herkenbaar en uniform design. De huidige omstandigheden zorgden naast de nodige uitdagingen juist voor een mooie nieuwe ontwikkeling. Met als eindresultaat kennismanagement in optima forma, als je het mij vraagt!”

Content is online écht king

De inhoud van een evenement is natuurlijk altijd erg belangrijk, maar bij een online evenement des te meer. Door het gebrek aan fysiek contact speelt de content een nog grotere rol. Paul vervolgt zijn verhaal: “Onze wens vanuit de strategie was dat alles zou moeten draaien om hoogwaardige content in een perfect format. Wat er op het eventplatform aan content te vinden zou zijn en het gebruiksgemak ervan, was erg belangrijk. Als datgene wat we met onze professionals deelden maar van hoge kwaliteit was en de visuele elementen er aantrekkelijk uitzagen.”

Een overkoepelend thema welke verbindt

Hoe zorg je nu voor een thema dat de hele doelgroep aanspreekt zodat zij ook digitaal verbonden blijven? Paul heeft het antwoord. ”We hebben vooraf contact gehad met een aantal van onze professionals over de keuze van het thema om zo te zien wat er leeft binnen de doelgroep. Op deze manier hebben we op voorhand draagvlak weten te creëren onder de doelgroep en hen betrokken bij het learning event. Zo kregen we direct veel waardevolle input terug om in het thema en het programma te verwerken.”

Dat het thema – What is Next? Entrepreneurship, Technology and the Human Touch – zo’n belangrijke rol speelt, zagen we ook terug bij de sprekers en sessies. “Onze ervaren sprekers moesten er verder voor zorgen dat de deelnemers tijdens de sessies betrokken bleven. We brieften hen over het thema en gaven suggesties om het thema te verwerken in hun cases. Er werden door de sprekers links gelegd naar herkenbare strategieën en de actualiteit. Zo was er bijvoorbeeld een spreker die dieper in ging op corona en welk effect dat heeft op onze hersenen. Een actualiteit waar mensen nieuwsgierig naar zijn en past binnen het thema!”

Een eenduidige professionele uitstraling

Zoals Paul al eerder vertelt, was de visuele herkenbaarheid uiterst belangrijk voor betrokken en geboeide deelnemers. “De betrokkenheid wilden we ook creëren door een strakke en professionele uitstraling. Het budget ging voornamelijk naar techniek en design, want details vallen online veel meer op. Een goede stream met een strak design en passende studio setting waren dan ook zeer wenselijk.”

“Herkenbaarheid en een uniforme uitstraling was zoals eerder gezegd belangrijk. De sessies die vooraf werden opgenomen hadden daarom exact dezelfde achtergrond en branding van de schermen als die van de live sessies. Ook de terugkerende bumper en andere attributen en decoratieve elementen in de verschillende studio’s die gedurende het online event in beeld kwamen, stonden in één lijn met het thema. Samen met de cameratechniek, het licht en geluid geeft dat een professionele uitstraling. Door de uniforme beelden en visuals was het overal heel herkenbaar” aldus Paul.

Betrokken deelnemers door snappy content en fun

Het feit blijft dat achter een scherm het veel lastiger is om geboeid te blijven dan fysiek in een zaal. Het weerhield Paul en zijn collega’s er echter niet van om enkel de plenaire sessies in te korten.

Paul verklaart: “Waar veel eventorganisatoren adviseren om het programma in een kortere duur te behandelen, hebben wij daar bewust niet voor gekozen. Dit heeft maar met één ding te maken: het is een learning event. Het doel was om de kennis en vaardigheden van onze young professionals up-to-date te houden en daar moet je de nodige tijd voor uittrekken. Hier en daar hadden we uiteraard wel wat aanpassingen gedaan om onze content snappy te houden. Zo haalde de dagvoorzitter tijdens iedere sessie bijvoorbeeld vier sprekers via grote schermen binnen voor een kort interview. Dit wisselden we af met een live panel op het podium. Daarnaast kregen verschillende landen tussen de sessies door vijf minuten zendtijd! Ook hielden we de pauzes in stand mét het nodige entertainment, want fun blijft juist tijdens een online editie belangrijk.”

Paul vervolgt: “Al jaren sluiten we ons learning event af met een borrel en een feest. Dit fun gedeelte wilden we graag behouden, maar wat past er bij onze organisatie en dit online learning event? Binnen EY hanteren we een vitaliteitsstrategie waarbij we aandacht besteden aan je vitaliteit en wellbeing. Voor ons een mooi uitgangspunt, omdat het gros van onze professionals thuiswerkt. Na 3,5 uur luisteren werd het dan ook tijd voor een Energizer. Met een professionele trainer die gebruikmaakte van toereikende attributen zorgden we voor een goede balans tussen vitaliteit en praktijk. Zoals we iedere live editie met fun afsluiten deden we dit online ook. Helaas niet met een spetterend bedrijfsfeest, maar wel met The EY ShowQuiz en een Live Cooking show.”

Mijn gouden tip: bundel alle krachten voor een perfect resultaat

Brainstorm in een zo vroeg mogelijk stadium met alle benodigde partijen. Zo kom je samen tot een mooi resultaat. Dankzij de perfecte driehoeksamenwerking tussen EY, studiorats en het NBC kwam in het platform het online learning event perfect tot zijn recht. Net zoals wij dat live op een evenementenlocatie ook altijd proberen te bereiken.

– Paul Bartelings, Director Learnings EY

De toekomst van evenementen volgens Paul

Dat we het fysiek samenkomen missen, is algemeen bekend. Maar wat gaat de evenementenbranche doen als fysiek samenkomen weer mag? Blijft online bestaan of zijn we het net zo gauw vergeten als dat het om de hoek kwam kijken? Als het aan Paul ligt is er voor beiden wat te zeggen.

“Als ik terugkijk op dit evenement hebben we dankzij de beperkingen juist een grotere connectie gemaakt met onze buitenlandse collega’s. Digitaal kennis uitwisselen tussen verschillende landen kunnen we perfect online uitvoeren. Maar als het om netwerken gaat, is dat nu eenmaal makkelijker live dan online. Mijn verwachting is dan ook dat een volgend learning event verder gaat in een hybride vorm. Met onze Nederlandse collega’s zullen we zeker weer fysiek samenkomen en daar zullen online sessies aan toegevoegd worden om de andere landen te betrekken.”

Bekijk hier de aftermovie van het online learning event van EY.