Eventcase: de Nationale Diabetes Dag voor het eerst volledig online

Van fysiek naar hybride naar online

Inmiddels zijn er al meer dan tien persconferenties gegeven en worden de maatregelen keer op keer aangepast en aangescherpt. Dat vergt veel flexibiliteit van eventorganisatoren, want mag een event nu wel of niet doorgaan? “De Nationale Diabetes Dag stond in eerste instantie gepland voor vijfhonderd fysiek aanwezige gasten in april. Deze hebben we verschoven naar een hybride variant in oktober van dit jaar. Hierbij zouden vier groepen van maximaal honderd personen een halve dag het congres bijwonen en een andere groep via een online community. Het was voor ons niet logisch om het congres nog een keer te verschuiven. Zeker niet in tijden waarin zoveel onzekerheid heerst” aldus Brenda.

Brenda vervolgt: “Gezien de afgekondigde maatregelen begin oktober was in overleg met de achterban de keuze voor een volledig online congres al snel gemaakt. Een extra reden om voor een online congres te kiezen is onze doelgroep, namelijk zorgverleners. Het voelt niet goed om in deze tijden, zelfs als iedereen zich aan alle adviezen houdt, een grote groep van juist díe harde werkers bij elkaar te brengen.” 

Hetzelfde doel, andere middelen

Maar zo’n online congres, hoe gaat dat eigenlijk in zijn werk? Niet alleen heb je geen directe interactie met de gasten in de ruimte, ook het programma vraagt om een andere insteek. Workshops en breakoutsessies zullen dus anders ingevuld moeten worden. Over alle vanzelfsprekende onderdelen van je programma, dien je ineens op een totaal andere manier na te denken.

Brenda vertelt verder: “We hebben het programma volledig moeten omgooien. Het oorspronkelijke programma bevatte naast twee grote plenaire onderdelen meer dan dertig verschillende sessies. Daarmee hoopten we de diversiteit in onze doelgroep optimaal te bedienen. Door de vernieuwde en strengere maatregelen van 14 oktober hebben we uiteindelijk voor een online variant gekozen met één algemene plenaire sessie. Daarnaast boden we de gasten zogenaamde TOP-sessies aan die werden ingevuld door organisaties die lid zijn van de Nationale Diabetes Federatie. Zo hadden we nog steeds voor elke doelgroep interessante content in ons programma.”

Online een variërend programma aanbieden, hoe doe je dat?

Bij het organiseren van een congres draait alles om de beleving. Ook bij een online congres blijft de beleving belangrijk, want je wil niet dat jouw bezoekers na tien minuten het event verlaten. Waar interactie met de bezoekers makkelijk tot stand komt tijdens een live event, kan het een uitdaging zijn tijdens een online variant. Gelukkig zijn er flink wat tools voor handen die interactie stimuleren met en onder jouw gasten.

“Tijdens ons plenaire programma en tijdens iedere sessie werden meerdere pollvragen gesteld. Het online platform van AVEX maakte het voor de spreker mogelijk om een vraag voor te leggen aan het publiek. De resultaten werden vervolgens door de moderator en dagvoorzitter gemeld aan de spreker. Tijdens en na afloop van iedere sessie werden de gasten actief uitgenodigd om vragen te stellen via de tool. We hebben vanaf het begin heel veel vragen direct beantwoord. Dit zorgde voor veel input van de gasten gedurende dag en dus interactie met de experts aan tafel.” aldus Brenda.

Niet alleen interactie zorgt voor verbinding en beleving bij de gasten. Ook op culinair gebied kun je het voor de gasten thuis aantrekkelijk maken. “Bij een live congres kunnen de gasten zich even resetten in de pauzemomenten en genieten van lekker eten en drinken. Daarom hebben wij ervoor gekozen om de pauzemomenten net zo in te plannen als tijdens een live congres. Vooraf hebben de gasten een NDD-thuispakket ontvangen waar onder andere een zoete lekkernij, chocola en een zakje thee in zat. Dit mochten zij uiteraard pas openmaken op de dag van het congres. Hier werd erg leuk op gereageerd en de gasten hadden het gevoel dat zijn echt onderdeel waren van het event.”

Dynamische studiosetting

Naast de interactie en culinaire invulling is de opstelling waarin jouw online congres plaatsvindt een belangrijk onderdeel van hoe het congres op de mensen thuis overkomt. Kies je voor een statisch beeld of licht je één of meerdere event studio’s uit? Zo kun je sprekers verschillende podia geven of bepaalde programmaonderdelen streamen vanuit bijvoorbeeld een informele lounge setting of Nespresso corner. “De sprekers hebben de Nationale Diabetes Dag 2020 als een bijzonder leuke editie ervaren. Doordat ze met elkaar in een talkshowsetting op het podium de dialoog aangingen, voelde het toch een beetje alsof er publiek was. Dit zorgde voor een mooie verbondenheid” stelt Brenda.

Meer gasten bij een online congres

Een van de grootste pluspunten van een online event is dat het aantal gasten en het bereik sterk toeneemt. Er is geen maximum capaciteit en er is geen reden tot annuleren van de deelnemers. “Waar we bij een live variant zo’n 500 gasten hadden verwacht, keken er bij deze online editie van de NDD meer dan 800 gasten uit onze doelgroep. Uiteindelijk waren er in totaal ruim 100 andere betrokkenen. Dat hadden we van tevoren echt niet zien aankomen!“

Een andere mooie bijkomstigheid is dat je de gasten direct om feedback kunt vragen. De gast zit ten slotte toch al achter de computer en de drempel voor het invullen van een enquête is daarom vele malen lager. Brenda vertelt verder: “Na afloop hebben we een enquête rondgestuurd naar alle deelnemers en is ‘NDD online 2020’ gemiddeld beoordeeld met een 7,8. Dat is zelfs iets hoger dan de meeste live edities van de afgelopen jaren. Daarbij geeft het overgrote deel van de kijkers aan deze formule een goed alternatief te hebben gevonden in deze tijden. Het betekent niet dat het ons financieel heeft gebracht wat we met een fysiek evenement hadden kunnen bereiken. Maar het online congres was qua programma, bereik en gevoel zeker een goed alternatief voor het live congres! Ondanks dat het rendement iets lager lag, hebben we onze doelgroep wel betrokken weten te houden en aan ons kunnen verbinden.”

Een blik op de toekomst van evenementen

De vraag naar fysiek samenkomen blijft groeien, maar is door de huidige situatie en wisselende maatregelen nog onzeker. De verwachting voor 2021 is dan ook dat hybride en online evenementen populair blijven. Wanneer het weer mag en kan, wordt de omslag naar live evenementen gauw genoeg gemaakt. Zal het online aspect in het programma dan nog een onderdeel blijven van evenementen? Brenda denkt van wel. “Als we binnenkort hopelijk weer fysiek bij elkaar mogen komen, kan ik mij zeker voorstellen dat we vanaf heden een hybride variant van de NDD gaan maken. Om zowel aan het groepsgevoel van het evenement als aan het gemak voor de kijker tegemoet te komen. Zo combineren we het beste van twee werelden.”