Zijn hybride events ’the next best thing’? De mogelijkheden op een rij

In dit interview vragen we eventmanager Patrick van der Louw het hemd van het lijf over de mogelijkheden van hybride events. Patrick is al ruim 25 jaar werkzaam bij het NBC Congrescentrum. In de laatste 18 jaar heeft hij zich gespecialiseerd in het werkveld van techniek, licht en geluid. Zodoende kan hij ons alles vertellen over hybride events en de toekomst van eventorganisatie.

Hoe ziet zo’n hybride event er in de praktijk uit?

“Door de huidige maatregelen kunnen locaties slechts een deel van hun gastencapaciteit faciliteren. Daarom biedt de combinatie van live en online een uitkomst. Een hybride evenement vindt live plaats met een (beperkter) publiek, maar kan ook digitaal bijgewoond worden. Door het gebrek aan capaciteit wordt live aanwezig zijn exclusiever. Aanwezigen hebben de volledige beleving, inclusief catering en netwerken. Zoals het hoort, in mijn beleving. De deelnemers die niet fysiek aanwezig kunnen of willen zijn, kunnen het evenement online bijwonen. Zij volgen vanachter hun laptop of telefoon de sessies. De online deelnemers kunnen zelfs interactie hebben met andere deelnemers en sprekers.”

Welke technieken komen er bij een hybride event kijken?

“Om een succesvol hybride evenement te organiseren, zijn de nodige audiovisuele middelen en platformen vereist. Zo zijn er meer camera’s benodigd die de spreker in beeld brengen, aanvullend licht en geluid, extra technici om de streams in goede banen te leiden en een beveiligd platform om naartoe te streamen. Hiervoor kun je gebruikmaken van sociale platformen als Youtube of Facebook. Of kies voor een platform gebouwd voor online streaming, zoals ON24 of Livestream by Vimeo. Vervolgens integreer je de livestream in de eventapp of -website. Let wel dat je de tools gebruikt waarvoor ze gebouwd zijn. Een Zoom-call is geschikt voor direct overleg en niet voor een grote livestream.”

Hoe verhouden de kosten zich onder aan de streep tot een live event?

“We krijgen van veel opdrachtgevers teruggekoppeld dat zij denken dat een hybride evenement veel goedkoper is dan een live event. Omdat er voor minder mensen catering benodigd is en er minder personele handling nodig is. In de praktijk is dit niet per se zo. De techniek is kostbaar en er komen veel meer tools en technieken bij kijken dan bij een live evenement. Als het ware verschuift je budget van catering naar techniek. Daar staat tegenover dat je het bereik van jouw evenement enorm kan vergroten en niet meer gelimiteerd bent aan de maximum capaciteit van de locatie. Laat je dus niet afschrikken door hoge kosten voor techniek, maar bekijk realistisch wat het je kan opleveren.”

Waarom zou je een hybride variant organiseren in plaats van volledig online?

“Het allergrootste verschil zit ‘m in de interactie. Bij een volledig digitaal event is er geen mogelijkheid om met de spreker of andere deelnemers de dialoog aan te gaan. En dat is precies wat we op dit moment missen. Bij hybride events is het live aspect er gewoon zoals ‘normaal’ en vergroot je het bereik online. De capaciteit van een locatie is dus niet meer het struikelblok. Maar er zijn nog veel meer redenen om voor de combinatie van live en digitaal te kiezen. Ik som er nog een paar op.”

Betrokkenheid en participatie
“Als je jouw event volledig online organiseert, is de betrokkenheid veel lager. Mensen voelen zich niet verbonden. Ga maar na: een medewerker die alleen maar thuis achter de laptop zit, verliest de connectie met het bedrijf. Ook de spanningsboog van mensen is veel korter als zij naar een scherm kijken dan wanneer zij ergens echt onderdeel van zijn.”

Een spreker wil voor een publiek spreken
“Die ene keynote spreker waar alle deelnemers naar uitkijken wordt er allerminst vrolijk van om in een lege studio zijn of haar verhaal te doen. Het is juist de interactie met het publiek en het inspelen op de behoefte van de deelnemers waar de magie van het verhaal ontstaat. Het stellen van vragen, het publiek ophypen… Dat element mist online.”

Meer data van je deelnemers
“Je kunt daarnaast veel doen met de data die je verzamelt van online deelnemers. Je weet precies wie wat heeft bekeken en hoelang zij bepaalde sessies hebben gevolgd. Dit kun je weer gebruiken voor de opvolging na je event, bijvoorbeeld door in te spelen op hun interesses.”

Nieuwe commerciële kansen
“Omdat je niet meer afhankelijk bent van een maximum gastenaantal, kun je meer tickets verkopen. Daarnaast kunnen online deelnemers ineens alle sessies volgen wanneer het hen uitkomt. Zelfs de online inschrijvingen kun je op de dag zelf nog toelaten. Wanneer je een volledig live event organiseert, sluiten je inschrijvingen doorgaans een of twee weken van tevoren in verband met de voorbereidingen van de locatie.”

Hoe anticipeert het NBC op deze ontwikkelingen?

“We zijn in de coronaperiode direct gaan nadenken hoe we onze ruimtes geschikt kunnen maken om tijd- en plaatsonafhankelijk samen te komen. Zo hebben we kant-en-klare pakketten samengesteld. Met deze pakketten ben je altijd verzekerd van een compleet verzorgd hybride event, inclusief gasten bij ons op locatie, technische apparatuur en platformen. Dit kan al vanaf € 9.000,- voor een volledig programma. En dat is geen simpele studiosetting, maar we creëren echt een show met het 28 meter brede 3D of 4K projectiedecor en het verhoogde podium. Voor de exacte details kun je contact opnemen met mijn collega’s.”

Virtual live: een unieke digitale beleving met Augmented Reality
“In onze evenementenhallen hebben we in samenwerking met onze AV- en techniekpartners AVEX en Mindsetting het concept ‘Virtual Live’ geïntroduceerd. Dit concept is ontstaan uit de gedachte om een extra beleving en meerwaarde toe te voegen voor de online kijkers. Door middel van Augmented Reality voegen we als het ware een extra dimensie toe aan de presentatie. Hierdoor is het mogelijk om meerdere ‘lagen’ toe te voegen in de online presentatie. Bijvoorbeeld logo’s die invliegen of een podium dat omhoog komt. Ook de spreker fungeert als ‘laag’, dus er kunnen zelfs digitale elementen toegevoegd worden voor, achter, naast of onder de spreker. Zo creëren we een visueel spektakel, ook voor de mensen thuis.”

Met het concept Virtual Live creëren we een visueel spektakel, ook voor de mensen thuis.

XXL Conference call
“Verder hebben we in de evenementenhallen de mogelijkheid om op onze 3D en 4K projectiedecors een XXL Zoom of Teams meeting te faciliteren. Hierdoor kunnen alle externe deelnemers live worden weergegeven op het 28 meter brede decor en kan de spreker de interactie aangaan met deze deelnemers.”

Zijn er ook aanpassingen in de rest van de zalen doorgevoerd?

“Ook de vergaderzalen zijn future-proof gemaakt. Zo hebben we in onze Boardrooms vaste interactieve camera’s geïnstalleerd. Deze ‘interactieve meet-up’ camera’s kunnen een vergadering livestreamen en volgen automatisch het beeld van degene die aan het woord is. Je sluit ‘m eenvoudig aan op je laptop via USB. Dit is uitermate geschikt voor bijvoorbeeld een professionele bestuursvergadering waar niet iedereen bij kan zijn. De afwezigen kunnen dan gewoon inloggen via Zoom of Microsoft Teams en actief deelnemen aan de vergadering.

In de Conference Rooms hebben we permanente 4K livestream camera’s geïnstalleerd. Zo kan beeld en audio uit de zaal gestreamd worden naar een beveiligde omgeving op Vimeo. Deze stream kun je vervolgens in je eventapp of -website opnemen. Deze vorm van livestreaming is ideaal voor subsessies of kleinere events.”