Je publiek betrekken bij je presentatie? Zo zorg je ervoor (deel 1)

De tijd van puur en alleen ‘zenden’ is voorbij. Je publiek betrekken tijdens je presentatie is niet alleen bevorderlijk voor het overbrengen van je boodschap, het zorgt ook voor een totaal andere manier van interactie. Er zit namelijk een hele zaal vol met vakmensen die allen hun eigen verhaal en vragen hebben. Door het publiek een leidende rol te geven tijdens de presentatie, hoor je precies wat er speelt bij de doelgroep. We geven je drie tips om je deelnemers te betrekken:

1. Trap af met een korte vragenronde

Het publiek alleen na afloop van de presentatie vragen laten stellen? Draai het eens om! Om het ijs te breken tijdens je presentatie en iedereen in de juiste sfeer te krijgen, kun je het publiek ook vanaf het begin vragen laten stellen. Vraag wat zij willen leren of verwachten van de presentatie. Als iemand bijvoorbeeld een bepaalde vraag stelt, kan de spreker de rest van de zaal vragen: “Zijn er meer mensen die deze vraag hebben? Steek dan je hand op!”. Op die manier achterhaal je de informatiebehoefte van het publiek en kan de spreker daar tijdens de presentatie dieper op ingaan.

Dit is een goede tactiek om in te zetten wanneer de gasten elkaar al goed kennen. Men moet het namelijk wel durven om als eerste een vraag de zaal in te slingeren. Ook werkt deze tactiek goed bij kleinere groepen onder de 100 personen. Bij grotere groepen wordt het namelijk al gauw lastig om iedereen aan de beurt te laten zijn en een persoonlijk antwoord te geven. Daarnaast is het fijn als de deelnemers eenzelfde informatiebehoefte hebben, zodat je niet allerlei uiteenlopende antwoorden ontvangt.

2. Crowdsourcing door middel van BuzzMaster

Een goede manier om meer waardevolle informatie uit het publiek te halen is door een engagementtool als BuzzMaster in te zetten. De spreker kan hiermee vragen stellen aan het publiek, welke zij kunnen beantwoorden via hun smartphone. Samen met een persoonlijke BuzzMaster, die fungeert als een soort ‘data-DJ’, worden de resultaten op het grote scherm getoond. Dit biedt niet alleen interessante inzichten voor je publiek – en voor jou als organisator – maar levert ook veel gespreksstof op. Je haalt informatie en verhalen uit de zaal die je anders nooit zou horen!

Het voordeel voor de gasten in de zaal is ook dat de drempel tot participatie lager is dan bij de vragenronde. Gasten kunnen namelijk vrij anoniem hun vragen stellen of een stelling beantwoorden. Ook kun je hiermee de volledige zaal een stem geven. De inzet van zo’n engagementtool werkt dan ook beter bij grotere groepen. Doordat het publiek actief bij de presentatie betrokken is, zullen zij beter onthouden wat er behandeld wordt.

3. Presenteren volgens het AMA-format (Ask Me Anything)

Eén van de meest interactieve vormen van presenteren is het AMA-format. AMA staat voor ‘Ask Me Anything’ en betekent simpelweg niets meer dan ‘vraag maar raak’. Hiervoor is het wel van belang dat je een (bij voorkeur bekende) spreker kiest met veel ervaring en die vol enthousiasme kan inspelen op de gestelde vragen. Je hebt namelijk geen structuur of tijdlijn, slechts vragen uit het publiek. Door het AMA-format te gebruiken, kunnen de deelnemers specifieke vragen stellen die relevant zijn voor henzelf. Op die manier hebben zij écht iets aan het verhaal van de spreker.

Een presentatie geven volgens het AMA-format werkt het beste bij middelgrote groepen. Zo kan er enerzijds voldoende input voor vragen geleverd worden, maar heeft de spreker ook persoonlijke aandacht voor de deelnemers. Kies je ervoor om gebruik te maken van dit format? Dan is het wel raadzaam om van tevoren aan te kondigen dat je de presentatie zo insteekt. Op die manier kunnen de gasten alvast over vragen nadenken die zij de spreker willen stellen.

Tip: combineer het AMA-format met de inzet van BuzzMaster, zodat de deelnemers eenvoudig via hun smartphone vragen kunnen insturen en de moderator alleen de meest relevante vragen uit de zaal filtert. Dit verlaagt tevens de drempel tot participatie, omdat de deelnemers anoniem en snel hun vragen kunnen insturen.