Zo zorg je voor structuur tijdens de eerste vergadering na de vakantie

Breng structuur aan met een doelstelling en agenda

Je gaat natuurlijk niet zomaar vergaderen. Gezellig kletsen met je collega’s over de vakantie kan namelijk ook gewoon bij de koffieautomaat. Nee, met deze eerste vergadering na de vakantie wil je meer bereiken dan een bijkletsmoment. Probeer dus voor jezelf helder te krijgen wat het doel van de vergadering gaat zijn en breng de deelnemers daarvan op de hoogte. Plan dus niet zomaar wat in, maar geef in je uitnodiging alvast aan waar jullie het over gaan hebben. Stel daarna een agenda op en maak een taakverdeling. Beide zijn zeer belangrijk voor de structuur vooraf en tijdens het vergaderen.

Op de agenda horen verschillende items, zoals de opening, mededelingen, agendapunten, rondvraag en de sluiting. Eventueel kunnen de notulen van de vorige vergadering nog besproken worden. Zorg ervoor dat je voorafgaand aan de vergadering alle deelnemers om input vraagt. Belangrijk is dat de deelnemers hierbij aangeven hoeveel tijd zij nodig denken te hebben. Stel vervolgens een agenda op en noteer hoeveel tijd ieder item mag kosten. Vergeet verder geen pauzemomenten in te lassen. Onderzoek wijst namelijk uit dat mensen die om de zoveel tijd een kwartier pauze nemen, efficiënter werken. Als je wilt dat iedereen zijn of haar hoofd erbij houdt, zijn deze pauzes noodzakelijk. Zeker tijdens de eerste vergadering na de vakantie!

Wie leidt de vergadering?

Dan nog even over de taakverdeling. Als organisator van de vergadering ben jij vaak automatisch de voorzitter. Dit betekent dat jij niet alleen verantwoordelijk bent voor de opening en sluiting van de vergadering, maar eveneens voor het bewaken van de structuur, sfeer en tijd. Organiseer jij de vergadering voor iemand anders? Wijs dan één van de deelnemers aan als voorzitter. Kies bovendien voorafgaand een notulist. Daar heb jij als voorzitter geen tijd meer voor. Durf als voorzitter wel streng te zijn, de structuur van een vergadering valt of staat met een goede voorzitter.

Staat alles op z’n plek in de vergaderruimte?

Heb je er wel eens over nagedacht om buiten de deur te vergaderen? Het grote voordeel van een externe vergaderlocatie is dat zij zaken uit handen kunnen nemen. Zo kun je van tevoren een aantal logistieke zaken doorspreken zodat je tijdens de vergadering niet voor verrassingen komt te staan. In welke opstelling wil je dat de tafels en stoelen gezet worden passend bij de groep en het soort vergadering? Staat er genoeg water op tafel en liggen de juiste kabels klaar voor de techniek? Heb je daarnaast gedacht aan pennen, papier, stiften en een flip-over? Ja? Mooi! Dan kunnen we beginnen.

Don’t forget about the people!

Tot slot: vergaderen kan erg dorstig en hongerig maken. Vergeet de verzorging van de innerlijke mens daarom niet. Een lunch of diner als pauze tijdens de vergadering is een perfect moment om het even ergens anders over te hebben en bij te kletsen met elkaar. Je kunt zelfs een borrel plannen achteraf zodat je in een ontspannen sfeer vakantieverhalen kunt uitwisselen. Zo kun je het ‘vervelende’ met het leuke combineren!