8 aandachtspunten bij het organiseren van een beurs

1. Voorkom rijen bij binnenkomst en catering

Van wachten wordt niemand gelukkig. Een lange rij bij binnenkomst wekt geen goede eerste indruk en kan voor ergernis zorgen. Je hebt geen tweede kans voor een eerste indruk, dus zorg er met een goed geregelde registratie voor dat het inchecken van je bezoekers soepel verloopt.

Ook rijen voor koffiepunten en foodstands zijn dooddoeners. Uit onderzoek blijkt dat 45 procent van de bezoekers bij lange rijen geen eten of drinken besluit te kopen. Gemiste kans!

2. Goede wifi

In dit digitale tijdperk is één van de grootste behoeftes van beursbezoekers een solide en snel wifinetwerk. Zo willen zij bijvoorbeeld achtergrondinformatie lezen over standhouders of een nieuwe connectie toevoegen op LinkedIn wanneer zij een interessant persoon hebben gesproken. Daarnaast is de kans groot dat je bezoekers op een doordeweekse dag jouw beurs bezoeken en daarom graag hun mail willen checken of op afstand willen werken in de pauze. Maak dit dus mogelijk!

3. Voldoende toiletten

Bij grote aantallen bezoekers is het van belang om ruim voldoende toiletten beschikbaar te hebben. Let bij het zoeken naar een geschikte beurslocatie dus goed op de toiletgroepen. Naast het aantal toiletten is een juiste positionering en spreiding ook erg belangrijk. Bezoekers moeten niet hoeven te zoeken en het is daarnaast fijn als zij niet ver hoeven te lopen.

4. Gevarieerd culinair aanbod

Een beursbezoek is doorgaans vrij intensief. Als bezoeker krijg je allerlei indrukken, voer je veel gesprekken en ben je de hele dag aan de wandel. Even bijtanken met goed eten en drinken is daarom voor veel bezoekers een belangrijk onderdeel van de beurs. Omdat de samenstelling van je bezoekers waarschijnlijk erg divers is, is het belangrijk dat zij voldoende keuze in het culinaire aanbod hebben. Je wilt niet dat je bezoekers na je beurs – of erger nog, tijdens je beurs – met honger naar huis gaan omdat het foodaanbod hen niet aanstond.

5. Relevante standhouders en content

Je bezoekers wonen jouw beurs onder andere bij om kennis te maken met nieuwe ontwikkelingen en producten. Als organisator of standhouder wil je natuurlijk de verwachtingen van je bezoekers overtreffen. Toch gebeurt het regelmatig dat beurzen de verwachtingen van bezoekers juist niét weten waar te maken en de bezoekers teleurgesteld naar huis gaan. Een belangrijke reden hiervoor is bijvoorbeeld weinig vernieuwing in de exposantenlijst of juist exposanten die niet aansluiten op het thema van de beurs. Zorg er in de organisatie van je beurs dus voor dat je weet waar jouw bezoekers op zitten te wachten. Hoe? Simpel! Gewoon door het hen vooraf te vragen in het registratieproces.

6. Duidelijke routing

Je wil niet dat je bezoekers bepaalde stands of sessies niet kunnen vinden en daardoor onderdelen missen. Op een ruim opgezette beursvloer is het voor de bezoekers wel zo prettig om makkelijk de weg te vinden. Zorg daarom voor een overzichtelijke plattegrond en duidelijke bewegwijzering naar alle belangrijke plekken. Of gebruik een event app waarin je de plattegrond deelt, zodat deze altijd binnen handbereik is. Wil je helemaal uitpakken? Dan kun je gebruik maken van indoor navigatie, waardoor je bezoekers real-time zien waar zij lopen op de beursvloer.

7. Giveaways waar je wél wat aan hebt

Iedereen houdt van gratis spullen, maar toch verdwijnen de meeste giveaways op beurzen vaak direct in de prullenbak.  Dit komt voornamelijk omdat goodiebags te  algemene en nietszeggende spullen bevatten. Wil je wel ‘waar voor je geld’? Probeer dan je giveaways van de beurs goed af te stemmen op je doelgroep. Kies mooie producten die aansluiten op het thema van je beurs. Wil je echt uitpakken? Probeer de goodiebags dan heel persoonlijk te maken op basis van de interesses van de bezoeker met een handgeschreven kaartje en een persoonlijke boodschap.

8. Goede bereikbaarheid en gratis parkeren

Je beursbezoekers komen waarschijnlijk uit alle hoeken van het land. Een centraal gelegen locatie die voor alle bezoekers makkelijk te bereiken is, is dan een goede oplossing. Tenslotte stellen bezoekers het altijd zeer op prijs als zij gratis kunnen parkeren. Een beursbezoek kost vaak al genoeg tijd en geld dus verras jouw bezoekers op een positieve manier met een gratis parkeerplek!