Hoe het congres van GroenLinks-PvdA twee weken van tevoren bijna verdubbelde in bezoekers

Belletje na de kabinetsval

“Het kabinet viel op 3 juni. Precies twee weken voor het congres van GroenLinks-PvdA. De opdrachtgever verwachtte al veel leden vanwege het eerste fusiecongres, maar door de val van het kabinet ontstond er nog meer interesse. Er kwam een belletje: hoeveel mensen kunnen jullie maximaal kwijt? Toen ging de teller naar 3750. Dat is onze max, dus vanaf dat moment moesten we volle bak schakelen.”

Opschalen in recordtijd

“In twee weken tijd moest alles anders, van beveiliging tot logistiek. We hebben direct een kernteam gevormd en de verantwoordelijkheden verdeeld. Mooi hoe lekker onze collega’s op adrenaline gaan. Tegelijkertijd merk je hoe fijn het is om vaste partners achter je te hebben. Daardoor konden we last minute extra bestellen voor de keuken en rekenen op onze technische partner voor licht, geluid en een livestream waar dat nodig was.”

4000 vega kroketten tegelijk

“Ook de F&B moest op de schop. We richtten extra uitgiftepunten in en liepen meer rond met snelle bites. En dan nog de snack. Iedereen zou een vega kroket krijgen. Nou, frituur maar eens 4000 kroketten tegelijk. Die capaciteit hebben we niet. Dus het werd een warme vegetarische snack uit de oven, nog steeds goed en vooral uitvoerbaar. We hebben trouwens wel een eigen frituurzwembad gebouwd, zodat we dit de volgende keer gewoon aankunnen.”

Hittegolf als geluk bij een ongeluk

“Toen de dag dichterbij kwam, bleek het ook nog eens extreem warm te worden. Daarmee hadden we mazzel, want door het mooie weer konden we veel meer mensen buiten kwijt. Dat scheelde enorm in de druk op de binnenruimtes. Maar dan moet je wel je hele routing opnieuw tekenen. Waar laat je mensen binnen, hoe verdeel je de bezoekersstromen, waar zet je extra waterpunten neer. We hebben het routeplan nog eens omgegooid zodat iedereen soepel kon doorlopen en het overal behapbaar bleef.”

Teamwork op de turbostand

“Zo’n verdubbeling betekent ook veel extra personeel, voor en achter de schermen. Juni is bovendien een van de drukste eventmaanden voor ons. Gelukkig is de betrokkenheid onder collega’s gigantisch. Eén appje in de groepsapp en iedereen schoof de planning om. Niemand ziet beren, het is vooral: oké, hoe pakken we het aan. Tijdens het congres zaten we continu op de portofoon. Korte lijnen, scherp blijven. En dat werkt. 3750 bezoekers passen, zolang je het goed voorbereidt en elkaar blijft vinden. Ik ben echt trots op hoe het is gegaan. Het was teamwork op zijn best.”

Ook zo’n uitdaging op komst? Bel ons.
+31 30 – 602 69 01