1.100 gasten verrast op Jos Scholmans jubileum

“Als iemand dit niet leuk heeft gevonden, dan heb je het nergens meer leuk”, stelt directeur Robert Scholman over het 50-jarig jubileumfeest van Aannemingsbedrijf Jos Scholman in april. Collega’s straalden van trots toen ze zichzelf of hun projecten op het 45 meter brede projectiedecor voorbij zagen komen. En alle gasten keken met aandachtige blikken naar Lange Frans die in een volledig blauw-geel uitgelichte zaal zijn speciaal geschreven versie van ‘Het Land Van’ voor Jos Scholman inzette.

Samen met NBC-directeur Justin van Hooijdonk – die ook als projectleider voor dit event fungeerde – blikt Robert terug op het succes van het gouden jubileumfeest. Wat moet je doen om 1.100 uiteenlopende gasten te verrassen en verbinden? Hoe zorg je ervoor dat je een blijvende indruk achterlaat bij collega’s, familieleden, zakenpartners en opdrachtgevers? Je leest het in deze eventcase.

Uit de comfortzone en grenzen opzoeken
“We wilden een feest waar mensen nog jaren over zouden napraten”, vertelt Robert. “Het moest groter, spectaculairder en vooral compleet anders worden dan onze voorgaande bedrijfsfeesten.” Met die wensen nam hij contact op met Justin. “Wij weten zelf heel goed wat we wel en niet willen, maar we zijn geen evenementenbureau”, legt hij uit. “We vertrouwen al jaren op NBC om ons hierbij te helpen.” Zo zaten Robert en de familie Scholman al twee jaar voor dato voor het eerst met Justin om tafel.

“Vanwege de lange aanloop naar het event hadden we ruimte om te experimenteren en de grenzen op te zoeken”, vertelt Justin. “We kennen elkaar al lang, waardoor ik een beetje kon prikken en schuren. We probeerden de familie Scholman uit te dagen en uit hun comfortzone te trekken, om zo echt een bijzonder event neer te zetten.”

Voor iedereen een thuisgevoel
De twee belangrijkste voorwaarden voor de familie Scholman waren meteen duidelijk. “Het moest leuk zijn voor zowel medewerkers als zakelijke partners en misschien nog wel belangrijker: het moest een beetje als thuis aanvoelen”, blikt Justin terug. Daarom leefde in eerste instantie bij de familie Scholman de wens om het feest op het eigen terrein van Jos Scholman te organiseren. “Maar na de eerste gesprekken met Justin en een voorlopige gastenlijst met meer dan duizend mensen, werd al snel duidelijk dat het dan een enorme logistieke en organisatorische puzzel zou worden.” De familie koos er daarom al snel voor om het feest bij NBC te vieren. “Dat maakte het extra belangrijk om onze identiteit en het ‘Scholman-DNA’ naar voren te laten komen.”

Of dat gelukt is? “Je kon er niet omheen”, vertelt Robert. Nog voor aankomst zagen bezoekers materieel van Scholman boven de weg uittorenen. “Van onze oude Ford-tractoren tot kranen en het nieuwste waterstofmaterieel: meer dan 70 voertuigen en machines waren opgesteld. Dat zorgde al meteen bij aankomst voor een enorm gevoel van trots. Iedereen besefte meteen dat het een bijzondere dag ging worden.”

Zowel binnen als buiten was alles gehuld in de niet te missen blauw-gele kleurcombinatie van Jos Scholman. “Onze accountmanagers hadden de dag ervoor een salesafspraak met een potentiële opdrachtgever”, begint Justin “De dame gaf aan dat ze het adres van NBC had ingevoerd op haar navigatie, maar dat ze toch op het terrein van Jos Scholman was uitgekomen. Door alle voertuigen, de LED-schermen en de Scholman-vlaggen meende ze dat ze bij het verkeerde bedrijf stond”, lacht hij. “Dan weet je dat je het waanzinnig goed gedaan hebt!”

Een feest voor iedere smaak
Dan was er nog de uitdaging van de enorme diversiteit aan gasten, van kraanmachinisten tot vastgoedinvesteerders en van verre familieleden tot opdrachtgevers. Hoe zorg je ervoor dat je hen allemaal verrast en verbindt?

“We probeerden in elk onderdeel van het programma zoveel mogelijk voor ieder wat wils te bieden.” vertelt Robert. “Met een kort formeel gedeelte stonden herkenning en trots centraal. Het op maat gemaakte nummer van Lange Frans zorgde bij iedereen voor kippenvel.” Vervolgens tijdens het diner was er voldoende keuze voor iedereen. Chef-kok Robbert presenteerde een luxe, feestelijk en vooral toegankelijk menu. “En ‘s avonds kon iedereen makkelijk een eigen plek uitzoeken: rustig bijpraten, een spelletje spelen in de arcadehal en het casino, de dansvloer op of buiten nog een rondje langs het materieel maken.”

“We hebben ook bewust afwisselende muzikale acts gekozen”, vult Justin aan. “De band Sonny’s Inc. speelde toegankelijke dansmuziek, Emanuel de Artiest nam het hele publiek mee, er klonken Hollandse meezingers van Frans Duijts en popliedjes van Emma Heesters. Je zag dat er daardoor steeds weer andere mensen op de dansvloer stonden en op het einde de hele zaal losging.”

Trots en verbinding
De weken na het event bleven de reacties binnenstromen. “Collega’s en relaties waren laaiend enthousiast. Je merkte dat het feest veel losmaakte – er was trots en waardering.” Precies het resultaat waar de familie Scholman op hoopte. Dat gevoel van verbinding is de echte winst van het evenement.

“Zonder NBC als betrouwbare partner hadden we dit feest niet kunnen realiseren”, besluit hij. “Het team van NBC dacht op alle vlakken mee: van decoratie en entertainment tot eten en logistiek. Daardoor kijken we terug op een onvergetelijke dag die meer dan geslaagd is.”

De gouden tip voor een succesvol jubileumfeest? “Begin op tijd”, antwoord Robert resoluut. “Wees trouw aan jezelf, maar daag jezelf uit om verder te gaan en uit je comfortzone te stappen”, adviseert Justin.