Online events kunnen voor zelfs de meest doorgewinterde eventorganisator een flinke kluif zijn. Daarom vroegen we zowel onze opdrachtgevers als onze eigen project- en eventmanagers naar hun tips uit de praktijk. Welke lessen hebben zij opgedaan in de organisatie van online bijeenkomsten? En tegen welke obstakels liepen zij aan? Op deze pagina lees je alle learnings en tips voor het organiseren van jouw online meeting of event. Deze pagina wordt regelmatig aangevuld met nieuwe learnings, dus houd ‘m af en toe in de gaten om zoveel mogelijk inspiratie op te doen.

Categorieën

• Planning en voorbereiding
• Programma
• Interactie en betrokkenheid
• Beeld- en cameratechniek
• Technische benodigdheden
• Personeel en technici
• Platform en stream

Planning en voorbereiding

Zorg voor de juiste expertise
Door de toevoeging van het digitale element zijn er veel nieuwe rollen bijgekomen in het organisatieproces, zoals AV-specialisten, moderators en IT-specialisten. Zorg er daarom voor dat je kritisch kijkt naar de rolverdeling en het projectteam. Ga je alles zelf doen? Of omring je jezelf met de juiste specialisten? Breng goed in kaart welke kennis je reeds bezit en welke ontbreekt.

Repeteer, repeteer en repeteer nog een keer
Om te voorkomen dat je tijdens de livegang voor verrassingen komt te staan, is het zaak om goed te repeteren. Zorg dat je het volledige evenement minimaal één – en bij voorkeur twee – keer helemaal doorloopt. Zo kun je zowel met je organisatieteam, de sprekers en de technische crew testen en zien wat goed of fout gaat.

Maak een technisch draaiboek
Een draaiboek voor een online evenement verschilt in een aantal opzichten van de ‘bekende’ variant. Naast de basis, zoals de algemene informatie, het programma, de personeelslijst, ieders verantwoordelijkheden, checklists en de gastenlijst, bevat dit draaiboek ook alle technische details. Je kunt het zien als een soort tv-script, waarin op de seconde nauwkeurig staat vermeld wat er gebeurt. Tijdens de live uitzending komt de timing namelijk heel nauw. Je kunt je geen uitloop permitteren. Voeg in het technisch draaiboek ook een cue list toe voor de productie en technici. Zo weet iedereen precies wanneer er een video of muziek ingestart moet worden.

Know your numbers
Breng goed in kaart hoeveel deelnemers je verwacht en wat je totale budget is. Veel streamingplatformen werken namelijk met staffels in het aantal deelnemers. Ook kan het zijn dat bij te hoge of te lage gastenaantallen het platform helemaal niet gebruikt kan worden. Dit maakt de gesprekken met leveranciers vele malen makkelijker!

Realiseer je dat content écht king is
Bij een fysiek evenement ligt de focus vooral op het totaalplaatje: netwerken, beleving, sfeer en inhoud. Maar bij een online evenement is content letterlijk king. Het draait echt om de inhoud. Ja, je kunt online ook voor beleving en interactie zorgen. Alleen de inhoud maakt of kraakt jouw online evenement. Denk daarom tijdig na over het programma en de sessies die je gaat aanbieden.

Maak een back-up plan
Hoe goed je voorbereiding ook is, de kans is groot dat er tijdens je online evenement iets fout gaat. Je werkt immers met veel apparatuur en techniek. Zorg er daarom voor dat je nagedacht hebt over een back-up plan. Een aantal handige tips om hierin op te nemen:

• Werk altijd met een back-up internetverbinding waarop je kunt terugvallen als je internetconnectie ineens niet meer werkt.
• Maak een extra verborgen stream aan op bijvoorbeeld YouTube, zodat je deelnemers bij eventuele storingen naar deze link kunt verwijzen.
• Zorg dat er een video, afbeelding of slide klaarstaat wanneer er technische problemen zijn. Voeg hier een grappige noot aan toe, om eventuele ergernis bij je deelnemers weg te nemen.
• Zorg voor extra batterijen, kabels, microfoons, laptops of camera’s.

Neem in het technisch draaiboek op wat er gebeurt als zich een onverwachte situatie voordoet. Zo weet iedereen wat het plan is en welke acties ondernomen moeten worden.

Programma

Maak het algehele programma korter dan bij een live event
Waar een fysiek event doorgaans zo’n acht uur duurt, zijn online events vaak korter. Een duur van één tot drie uur is aan te raden. Zo blijven de deelnemers beter gefocust. Achter een scherm is het namelijk veel lastiger om geboeid te blijven dan fysiek in een zaal.

Benut vooraf opgenomen sessies
Hoe meer live elementen je in je programma integreert, hoe meer er fout kan gaan. Daarom is het aan te raden om een groot deel van de presentaties vooraf op te nemen. Door je sessies vooraf op te nemen loopt je programma gestroomlijnder en heb je minder zorgen op het moment van uitvoer.

Zorg voor voldoende pauzemomenten
Las regelmatig een pauzemoment in, waarbij de deelnemers iets te drinken kunnen pakken of van het toilet gebruik kunnen maken. Bij voorkeur ieder uur in ieder geval een korte break van vijf minuten. Vergeet ook niet een eventuele lunchpauze!

Korte sessies houden de aandacht vast
Ga voor korte, krachtige sessies in plaats van ellenlange keynotes. Bij een presentatie van een kwartier blijven de deelnemers veel meer geboeid dan bij een sessie van een uur.

Afwisseling is key
Wissel af tussen video’s, presentaties, interactieve workshops en netwerkelementen. Of host een sportsessie of een kookworkshop. Op die manier creëer je een inhoudelijk programma waar je gasten blij van worden. Urenlang puur informatie opnemen en luisteren komt de concentratie niet ten goede!

Meerdere sessies tegelijk? Dan is een eventplatform wenselijk
Indien je ervoor kiest om meerdere subsessies of programmaonderdelen tegelijk te hosten, is een eventplatform ten zeerste aan te raden. Met een platform als SCOOCS of DeRegistratiebalie creëer je een eventomgeving waarin de deelnemers eenvoudig tussen sessies kunnen navigeren of hun eigen persoonlijke programma kunnen volgen.

Interactie en betrokkenheid

Denk van tevoren na welke interactie wenselijk is
In hoeverre is het belangrijk dat jouw gasten de dialoog aan kunnen gaan met elkaar of met de sprekers? Indien dit niet nodig is, volstaat een gewone livestream die de deelnemers kunnen bekijken. Kies voor een platform of tool met een Q&A of chatmogelijkheid wanneer je wel wilt dat deelnemers vragen kunnen insturen aan de spreker. En wil je dat deelnemers met elkaar kunnen netwerken? Dan heb je een 1-op-1 chatfunctionaliteit nodig. Of misschien wil je zelfs wel dat deelnemers vragen kunnen stellen via Facetime of Zoom. De gewenste mate van interactie is belangrijk om in kaart te brengen wanneer je de keuze maakt voor een platform.

Zorg voor een chatmogelijkheid
De meest simpele manier om interactie met je doelgroep aan te gaan is via een chatfunctionaliteit. Zet deze in! Vrijwel iedere streamingsdienst of eventplatform beschikt hierover. Op deze manier kun je de deelnemers in ieder geval een stem geven en vragen laten stellen aan de sprekers of de organisatie. Het is direct een handige manier om waardevolle feedback uit het publiek te krijgen.

Voldoende moderators
Bepaal afhankelijk van het aantal deelnemers hoeveel moderators je nodig hebt. De moderators kunnen de binnenkomende vragen van deelnemers filteren, doorsturen of beantwoorden. Selecteer beter één moderator teveel dan te weinig. Als jouw deelnemers het gevoel hebben dat er niets met hun vragen of feedback wordt gedaan zullen zij ook niet meer de interactie aangaan!

Stuur een eventbox op naar de deelnemers
Een goede manier om je deelnemers te verrassen is het opsturen van een eventbox. Dit is een pakket met daarin bijvoorbeeld eten, drinken, lesmateriaal, aanwijzingen en andere benodigdheden voor tijdens de live uitzending. Vraag hiervoor in het aanmeldformulier naar de adresgegevens van de deelnemers. Verstuur de eventbox één tot twee weken voor de uitvoerdatum.

Beeld- en cameratechniek

Gebruik voldoende camera’s zodat je kunt switchen tussen de beelden
Om een dynamisch beeld te creëren, is het belangrijk om uit meerdere cameraposities te filmen. Zo houd je de aandacht van de kijker beter vast. Hoeveel posities je precies nodig hebt, is sterk afhankelijk van het aantal sprekers en de setting. Ter illustratie hieronder een situatieschets van een talkshowsetting met een dagvoorzitter/presentator en twee sprekers.

Let op de kleding van de sprekers
Stem duidelijk met je sprekers af hoe zij voor de dag dienen te komen en welke kleding zij aan moeten doen. Zo is het af te raden om kleding te dragen met streepjes of blokjespatronen, want dit komt niet mooi over op beeld. Een neutrale kleur werkt het beste.

Onze overige tips voor sprekers en andere personen op beeld:

• Draag geen fletse of neon kleuren, gestreepte kleding, drukke patronen, glimmende stoffen of te donkere kleding.
• Gelieve geen lange oorbellen te dragen in verband met het gebruik van microfoons.
• Indien er een jurk/jumpsuit wordt gedragen, is het wenselijk een riem erbij te dragen zodat de zender van de microfoon hieraan kan worden bevestigd.
• Gelieve geen rokken boven de knie te dragen indien er een zittende setting is op het podium.
• Houd er rekening mee dat het onder de verlichting op het podium warm kan zijn. Kies kleding waarin zo min mogelijk transpiratie vlekken ontstaan. Tip: een zakdoek bijdragen om eventuele transpiratiedruppels op het gezicht af te deppen.
• Kies kleding die passend is bij de setting en de gasten van het evenement.
• Draag vooral kleding waarin men zich comfortabel voelt.
• Pas op met merklabels en teksten op kleding; dit kan soms gevoelig liggen bij belanghebbenden.
• Het is raadzaam gezichtspoeder te gebruiken (ook voor heren) om glimmende gezichten en hoofden op camera te voorkomen.

Waarborg de kwaliteit van sprekers op een externe locatie
Kies je ervoor om sommige sprekers vanuit huis of kantoor een sessie op te laten nemen? Brief hen dan goed over de uitstraling die je wilt bereiken. Waar moeten zij zitten? Tot hoever is de spreker in beeld? Welke apparatuur hebben zij nodig? Om zeker te weten dat het er naar wens uitziet, kan het een slim idee zijn om de opnameapparatuur voor hen verzorgen.

Technische benodigdheden

Belichting is minstens zo belangrijk als de camera’s
De juiste belichting is essentieel voor het overbrengen van de boodschap op je online event. Het zorgt ervoor dat je sprekers goed op beeld overkomen en de juiste sfeer gecreëerd wordt. Wij raden daarom aan om altijd een lichttechnicus in te zetten.

Gebruik een afkijkmonitor of autocue
Voor sprekers is presenteren voor een camera een compleet nieuwe wereld. Zorg er daarom voor dat zij optimaal kunnen presteren. Met een afkijkmonitor kan een spreker zijn of haar presentatie of cues zien. En is het belangrijk dat er een boodschap overgebracht wordt terwijl er recht in de camera gekeken wordt? Dan is een autocue handig.

Technici en technische rollen

Bespaar niet op technici
Een online evenement is vele malen foutgevoeliger dan een live evenement. Waar het bij een live event niet veel invloed heeft wanneer een microfoon even uitvalt of het programma uitloopt, kan dit bij een online evenement desastreuze gevolgen hebben. Zorg daarom dat je niet bespaart op techniek en technische kennis!

Het belang van een regisseur/showcaller
Organiseer je event met meerdere sessies of programmaonderdelen? Dan is een regisseur echt een fijne toevoeging. Dit geeft je een hoop rust in de uitvoer. Kies voor een professionele regisseur en denk niet de snel dat je dit zelf kan. Een online productie verschilt enorm ten opzichte van een live evenement, dus het is belangrijk om hier iemand voor aan te wijzen die er voldoende kennis over heeft.

Bereid je sprekers voor met een stagemanager
In het geval van meerdere sprekers is een stagemanager wenselijk. Bijvoorbeeld als er meerdere sprekers tegelijk een sessie presenteren of als sprekers snel na elkaar ‘op’ moeten, is dit een handige toevoeging. De sprekers dienen namelijk exact op de juiste tijd op de juiste plek te staan én in de juiste camera’s te kijken.

Platform en stream

Ken het verschil tussen een platform en een streamingsdienst
Vaak worden de termen ‘platform’ en ‘streamingsdienst’ in dezelfde adem genoemd. Maar deze twee zaken verschillen wel degelijk van elkaar. Een platform is de omgeving waarop het event te volgen is. Dit is bijvoorbeeld de plek waar je jouw deelnemers naartoe verwijst. Een streamingsdienst is simpelweg de player die het mogelijk maakt om de livestream af te spelen. Dit kunnen bijvoorbeeld Vimeo, YouTube of Facebook zijn. Deze twee staan over het algemeen dus los van elkaar, maar kunnen ook hetzelfde zijn. Een voorbeeld hiervan is Microsoft Teams: hier stream je direct in het platform.

Eigen platform? Eigen verantwoordelijkheid!
Uiteraard helpen we je graag om het juiste platform te selecteren voor jouw online bijeenkomst. Maar kies je ervoor om zelf een (ander) platform in gebruik te nemen? Dan is het heel belangrijk om hier ook zelf de volledige regie en kennis voor te verzorgen. Zorg dat je exact weet welke mogelijkheden en beperkingen het platform biedt en hoe het werkt. Wij leveren de camerabeelden aan, maar kunnen op geen enkele manier verantwoordelijk worden gehouden voor wat er met het platform of de stream gebeurt.

Kwaliteitsverlies bij grote groepen in Microsoft Teams
Maak je gebruik van Microsoft Teams bij een grote groep kijkers? Bij Microsoft Teams kan een stream met meer dan 100 deelnemers al gauw kwaliteitsverlies leiden en korrelig worden.

Houd rekening met piekmomenten in het buitenland
Als je kiest voor een platform als Zoom of Google Meet, is het belangrijk om te onthouden dat veel meer mensen op de wereld dit platform gebruiken. Zo kan het voorkomen dat je haperend beeld of connectieproblemen ondervindt op drukke momenten. Een voorbeeld hiervan is het moment dat de Verenigde Staten ‘wakker worden’ en opstarten. Dit is tussen 16 uur en 18 uur Nederlandse tijd. Het gebeurt regelmatig dat een platform als Zoom dan een slechtere verbinding kent.

Houd rekening met vertraging in de stream
Vrijwel elke streamingsdienst kent vertraging tussen het moment van opnemen en het moment van ontvangen. De duur van de vertraging is afhankelijk van de gekozen streamingsdienst. Bij het NBC werken we veelal met Vimeo, hierbij is de vertraging bijvoorbeeld circa 45 seconden. Houd hier dus rekening mee met pollvragen of andere interactieve elementen in het programma.