Een goede bijeenkomst door de ogen van: de front-office

We trappen de serie af met Victor Ridderikhoff, medewerker front-office. Victor is al sinds 2007 werkzaam bij het NBC Congrescentrum. Gestart in de op- en afbouw van events en na een aantal jaar doorgestroomd naar de afdeling front-office. Victor is samen met het front-officeteam verantwoordelijk voor de ontvangst van alle gasten. Zij zijn het eerste aanspreekpunt van opdrachtgevers en gasten. Waar nodig ondersteunen zij de hele dag met hulp, antwoorden en advies.

Wat is er volgens jou nodig voor een goed ontvangst?

Kennis van de partijen en gastvrijheid zijn twee elementen die essentieel zijn bij een goed ontvangst. Voor ons is het heel belangrijk om van tevoren te weten welke gasten wij op een dag kunnen verwachten. In onze voorbereiding kijken wij daarom altijd naar wat voor soort partijen wij in huis hebben, wat voor vragen er gesteld kunnen worden, of we alles klaar hebben staan, hoe de verdeling is qua ruimtes, pauzes et cetera.

Gastvrijheid betekent dat wij ons openstellen voor de gast, actief meedenken met opdrachtgevers en hulp aanbieden vóórdat er om gevraagd is.

Daarnaast is gastvrijheid in de breedste zin van het woord heel erg belangrijk voor ons. We willen ervoor zorgen dat iedere gast zich welkom voelt. Dit doen we onder andere door iedereen persoonlijk welkom te heten en een fijne dag te wensen wanneer zij vertrekken. Met zoiets ogenschijnlijk simpels, weten wij gasten iedere dag positief te verrassen. Gastvrijheid betekent eveneens dat wij ons openstellen voor de gast, actief meedenken met opdrachtgevers en hulp aanbieden vóórdat er om gevraagd is.

Wat is de belangrijkste wijze les die jij ooit hebt geleerd?

Toen ik hier pas werkzaam was, heb ik een hele belangrijke les geleerd van Justin van Hooijdonk (directeur NBC Congrescentrum). Justin leerde mij dat de gasten die ’s ochtends binnenkomen niets mogen merken van de dag ervoor. Dus ook al vond er de ene avond een feestavond tot laat plaats, we moeten er met z’n allen voor zorgen dat de gasten van de dag erna hier geen ‘last’ van hebben. Dit is voor mij een belangrijke wijsheid omdat je in deze denkwijze altijd de beleving van de gast centraal hebt staan. Iedere gast is namelijk even belangrijk en verdient dezelfde aandacht. Zodra de gast de drempel overstapt, moet je gewoon klaar staan.

Voor ons betekent het dat wij soms tot in de late uurtjes doorgaan met het spik en span maken van het NBC. De les die je als eventorganisator hieruit kunt opmaken, is dat een goede planning essentieel is. Zo kun je ervoor zorgen dat je klaar staat op het moment dat jouw gasten binnenkomen. Neem dus voldoende voorbereidingstijd op in het draaiboek.

Wat is voor jou een ‘perfecte’ werkdag?

Een werkdag is voor mij perfect als de organisatie en gasten tevreden naar huis gaan en ik samen met mijn team plezier heb gehad. Het klinkt heel cliché, maar het is echt waar. Iedere dag ga ik met plezier naar mijn werk omdat ik de kans heb om een lach op de gezichten van gasten en opdrachtgevers te toveren. Dit doe ik ook nog eens samen met een heel leuk team.

Tot slot: heb jij nog een gouden tip?

Zorg ervoor dat de registratie van een bijeenkomst zo soepel en makkelijk mogelijk verloopt. Het wil nog wel eens gebeuren dat een registratieproces te ingewikkeld is en dus te lang duurt. Hierdoor ontstaan lange rijen en moeten bezoekers onnodig lang wachten bij binnenkomst. Dit wil je niet, want het kan alleen maar ergernis oproepen bij de bezoeker. Neem het registratieproces dus van tevoren onder de loep en houd het simpel zodat het op de dag zelf soepel verloopt.