Zo zorg je voor structuur tijdens de eerste vergadering na de vakantie
De zomervakantie is bijna voorbij. Hoog tijd voor de eerste vergadering na de vakantie nu iedereen vol energie de rest van het jaar tegemoet gaat. Aan jou de schone taak om deze vergadering in goede banen te leiden. Hoe zorg je er echter voor dat iedereen zijn of haar hoofd erbij houdt? In deze blog geven wij je een aantal tips die jou helpen bij het organiseren van een gestructureerde vergadering.
Breng structuur aan met een doelstelling en agenda
Je gaat natuurlijk niet zomaar vergaderen. Gezellig kletsen met je collega’s over de vakantie kan namelijk ook gewoon bij de koffieautomaat. Nee, met deze eerste vergadering na de vakantie wil je meer bereiken dan een bijkletsmoment. Probeer dus voor jezelf helder te krijgen wat het doel van de vergadering gaat zijn en breng de deelnemers daarvan op de hoogte. Plan dus niet zomaar wat in, maar geef in je uitnodiging alvast aan waar jullie het over gaan hebben. Stel daarna een agenda op en maak een taakverdeling. Beide zijn zeer belangrijk voor de structuur vooraf en tijdens het vergaderen.
Op de agenda horen verschillende items, zoals de opening, mededelingen, agendapunten, rondvraag en de sluiting. Eventueel kunnen de notulen van de vorige vergadering nog besproken worden. Zorg ervoor dat je voorafgaand aan de vergadering alle deelnemers om input vraagt. Belangrijk is dat de deelnemers hierbij aangeven hoeveel tijd zij nodig denken te hebben. Stel vervolgens een agenda op en noteer hoeveel tijd ieder item mag kosten. Vergeet verder geen pauzemomenten in te lassen. Onderzoek wijst namelijk uit dat mensen die om de zoveel tijd een kwartier pauze nemen, efficiënter werken. Als je wilt dat iedereen zijn of haar hoofd erbij houdt, zijn deze pauzes noodzakelijk. Zeker tijdens de eerste vergadering na de vakantie!
Wie leidt de vergadering?
Dan nog even over de taakverdeling. Als organisator van de vergadering ben jij vaak automatisch de voorzitter. Dit betekent dat jij niet alleen verantwoordelijk bent voor de opening en sluiting van de vergadering, maar eveneens voor het bewaken van de structuur, sfeer en tijd. Organiseer jij de vergadering voor iemand anders? Wijs dan één van de deelnemers aan als voorzitter. Kies bovendien voorafgaand een notulist. Daar heb jij als voorzitter geen tijd meer voor. Durf als voorzitter wel streng te zijn, de structuur van een vergadering valt of staat met een goede voorzitter.
Staat alles op z’n plek in de vergaderruimte?
Heb je er wel eens over nagedacht om buiten de deur te vergaderen? Het grote voordeel van een externe vergaderlocatie is dat zij zaken uit handen kunnen nemen. Zo kun je van tevoren een aantal logistieke zaken doorspreken zodat je tijdens de vergadering niet voor verrassingen komt te staan. In welke opstelling wil je dat de tafels en stoelen gezet worden passend bij de groep en het soort vergadering? Staat er genoeg water op tafel en liggen de juiste kabels klaar voor de techniek? Heb je daarnaast gedacht aan pennen, papier, stiften en een flip-over? Ja? Mooi! Dan kunnen we beginnen.
Don’t forget about the people!
Tot slot: vergaderen kan erg dorstig en hongerig maken. Vergeet de verzorging van de innerlijke mens daarom niet. Een lunch of diner als pauze tijdens de vergadering is een perfect moment om het even ergens anders over te hebben en bij te kletsen met elkaar. Je kunt zelfs een borrel plannen achteraf zodat je in een ontspannen sfeer vakantieverhalen kunt uitwisselen. Zo kun je het ‘vervelende’ met het leuke combineren!
Meer over het nieuw NBC
Lees meer nieuws
Gouden Giraffe Event Awards komt naar NBC
Op 29 mei krijg je een unieke kans. Een middag vol inspiratie, de allerbeste voorbeelden en kennis van de beste marketing en communicatie evenementen van Nederland. NBC Congrescentrum is die dag de locatie waar de Gouden Giraffe Event Awards plaatsvinden. Naast een ongekende netwerkmogelijkheid en de show zelf, is er overdag Learn from the Best, waar je live de tientallen jurypitches kunt bezoeken.
Familiebedrijf NBC viert heropening na anderhalf jaar bouwen
Een evenementenlocatie vanaf de grond opbouwen na een grote brand en dat ook nog eens in anderhalf jaar tijd? Dat lijkt een onmogelijke opgave. Echter, niet voor een familiebedrijf waar gedrevenheid in het DNA zit. Aan het roer van dit bedrijf staat Justin van Hooijdonk. De ondernemende directeur-eigenaar werkte daags na de grote brand in september 2022 al samen met zijn team aan de nieuwe plannen. Een superduurzaam en geheel nieuw NBC Congrescentrum is hiervan het resultaat. Op vrijdag 1 maart ontving het NBC al haar eerste gasten en op 8 maart vond de feestelijke opening plaats.
Duurzame eventcatering? Het kan!
Bij de opening van onze locatie hoort een vernieuwde culinaire invulling én een nieuwe chef-kok! In dit artikel stellen we je graag voor aan Robbert van Dijk. We vroegen hem naar zijn plannen en de duurzaamheidsambities die hij heeft voor eten en drinken op events. Die gaan namelijk verder dan alleen 'minder vlees' aanbieden.
Veelgestelde vragen
Heb je een vraag over onze locatie of over onze dienstverlening? We hebben de antwoorden op de meest gestelde vragen verzameld in onze FAQ.
Contact
Wil je meer informatie ontvangen over het vernieuwde NBC? Neem dan contact op met Kim en het komt jouw kant op!