Etiquette bij een vergadering
Hoe beter de etiquetteregels tijdens een vergadering, hoe effectiever het resultaat. Maar wat houden die regels precies in? Hoe voorkom je de ergernis van rinkelende, trillende en piepende smartphones? Hoe vermijd je irritatie van collega’s die door elkaar heen spreken of vergadertijgers die koste wat het kost hun eigen gelijk willen krijgen? Lees de 10 regels om efficiënt te vergaderen.
1. Het goede voorbeeld geven
Verbeter de vergadering, begin bij jezelf! Zelf het goede voorbeeld geven, is de basis van succes. Wie zich niet aan de vergaderregels houdt, heeft ook het recht niet om anderen daar op aan te spreken. Dus: houd je voor de volle 100% aan de afgesproken etiquette van het vergaderen en laat daarmee aan anderen zien hoe het hoort.
2. Communicatiemiddelen uit
Focus op vergaderen zonder de afleiding en storende invloed van mobiele telefoons, tablets of laptops. Zorg dat aanwezigen alleen bezig zijn met de vergadering en niet met mailen, bellen, whatsappen, twitteren of facebooken. Iedereen laat communicatiemiddelen uit om onderbrekingen te voorkomen. Als je jouw communicatiemiddel echt niet uit kunt zetten, meld dit dan vóór de vergadering en neem alléén dat ene urgente telefoontje aan.
3. Geen bommen
Je kent ze wel, de ‘bommenleggers’. Mensen die met hun – soms dodelijke – opmerkingen, de discussie plat leggen en de sfeer negatief beïnvloeden. Laat dit soort bommen de discussie of de vergadering niet verpesten. De voorzitter heeft een belangrijke rol om de veroorzaker hier op aan te spreken. Maar ook andere aanwezigen kunnen hierop reageren. Bijvoorbeeld door een time out te nemen of er een humorvolle twist aan te geven.
4. Wees positief
Denk je in obstakels of in mogelijkheden? Zie je eerder kansen of bedreigingen? Besef, zeker als voorzitter, dat een positieve houding veel effectiever is voor het oplossen van problemen dan een negatieve houding. Het constructief formuleren van ideeën zorgt bovendien voor een goede sfeer. Mensen krijgen vaak meer energie van iets opbouwen dan iets afbreken. Een positieve houding helpt om problemen tijdens een vergadering juist te transformeren naar mogelijkheden voor verbetering en groei.
5. Participeer bewust
Als je niet-fysiek bij elkaar komt voor een vergadering, is het van belang om er mentaal wèl bij te zijn. Zit je in een conference call of OCS-meeting? Neem dan actief deel aan het gesprek. Succesvol virtueel vergaderen begint met volledige participatie. Dus zorg dat je niet met andere werkzaamheden bezig bent, zoals autorijden of lezen, en voorkom afleiding om je heen. Multitasken gaat niet samen met vergaderen, dus zorg voor 100% vergaderfocus!
6. Hard op de inhoud, zacht op de relatie
Een goede vergadering kenmerkt zich door focus op inhoud met respect voor de relatie. Oftewel, bestrijd het argument in plaats van degene die argumenteert. Het is voor een voorzitter belangrijk om de discussie te blijven overzien, zonder hier zelf aan deel te hoeven nemen. Zo kan hij of zij objectief ingaan op situaties waarin op de relatie in plaats van op de inhoud wordt gespeeld.
7. Eén centrale focus
Het doel van vergaderen, namelijk gezamenlijk overleggen, discussiëren, brainstormen of besluiten nemen, kan worden belemmerd door meervoudige discussies. Als er meerdere gesprekken tegelijk gaande zijn, valt dit niet centraal te volgen. Dit komt de besluitvorming niet ten goede. Een goede voorzitter houdt lijn in de discussie en voorkomt dat meerdere discussies tegelijk worden gevoerd of dat er onderling wordt gesmoesd.
8. Bereid je voor
Hoe beter deelnemers zich voorbereiden, hoe effectiever een vergadering verloopt en hoe korter vergaderingen duren. Het is het meest simpele en effectieve aspect van vergaderen dat in de praktijk het minst wordt uitgevoerd. Wil je vergadertijd reduceren? Zorg dan op tijd voor verspreiding van de agenda en de daarop genoemde stukken. Lees alles goed door, rond jouw actiepunten af en ken de voortgang van jouw projecten.
9. Wees duidelijk en transparant
Wees duidelijk en transparant. Gebruik liever Jip en Janneke taal, die voor iedereen te volgen en begrijpen is, dan jargon en wollige teksten. Dit bevordert begrip en een heldere, constructieve discussie. Vergaderen gaat over communiceren en communiceren lukt alleen als iedereen je begrijpt. Wie weet, nodig je daarmee anderen uit om jouw bijdrage verder te verbeteren.
10. Respecteer elkaar
Respect voor elkaar en voor het proces is de basis van een vruchtbare vergadering. Juist wanneer discussies hoog oplopen, is het belangrijk om elkaar te blijven respecteren.
Lees meer nieuws
Over het nieuw NBC
Familiebedrijf NBC viert heropening na anderhalf jaar bouwen
Een evenementenlocatie vanaf de grond opbouwen na een grote brand en dat ook nog eens in anderhalf jaar tijd? Dat lijkt een onmogelijke opgave. Echter, niet voor een familiebedrijf waar gedrevenheid in het DNA zit. Aan het roer van dit bedrijf staat Justin van Hooijdonk. De ondernemende directeur-eigenaar werkte daags na de grote brand in september 2022 al samen met zijn team aan de nieuwe plannen. Een superduurzaam en geheel nieuw NBC Congrescentrum is hiervan het resultaat. Op vrijdag 1 maart ontving het NBC al haar eerste gasten en op 8 maart vond de feestelijke opening plaats.
Duurzame eventcatering? Het kan!
Bij de opening van onze locatie hoort een vernieuwde culinaire invulling én een nieuwe chef-kok! In dit artikel stellen we je graag voor aan Robbert van Dijk. We vroegen hem naar zijn plannen en de duurzaamheidsambities die hij heeft voor eten en drinken op events. Die gaan namelijk verder dan alleen 'minder vlees' aanbieden.
AV & techniek in het nieuwe NBC: dit mag je verwachten
Bij het NBC willen we onze opdrachtgevers en gasten altijd een unieke eventbeleving bieden. Dat doen we enerzijds door onze hospitality en service, maar ook op audiovisueel gebied zetten we graag een stapje extra. De inzet van AV en techniek zorgt voor meer beleving op je event en kan een onuitwisbare indruk achterlaten. Daarom investeren we hier als familiebedrijf graag in. Zo hebben we in 2015 als eerste locatie in Nederland een 3D projectiedecor gelanceerd en creëerden we vervolgens een 24 meter breed 4K decor in de Grand Hall. Wat gaan we straks terugzien in het vernieuwde NBC Congrescentrum?
Veelgestelde vragen
Heb je een vraag over onze locatie of over onze dienstverlening? We hebben de antwoorden op de meest gestelde vragen verzameld in onze FAQ.
Contact
Wil je meer informatie ontvangen over het vernieuwde NBC? Neem dan contact op met Kim en het komt jouw kant op!